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個人情報保護方針

プライバシーマーク認定取得について

プライバシーマーク制度とは、日本産業規格「JISQ15001個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」に準拠した「プライバシーマークにおける個人情報保護マネジメントシステム構築・運用指針」に基づいて、個人情報について適切な保護措置を講ずる体制を整備している事業者等を評価して、その旨を示すプライバシーマークを付与し、事業活動に関してプライバシーマークの使用を認める制度です。当社は2024年6月に認証を取得し、個人情報保護に取り組んでいます。

個人情報保護方針

個人情報保護理念

当社は、不動産売買及び管理等の不動産事業、集合住宅の設計及び施工等の建設事業、これらの事業に付帯する各種保険の手続きに関する代理店事業を行うにあたり、各事業において取り扱うお客様及びお取引先様からお預かりする個人情報の保護に関する取組みが、極めて重要なことと考えています。これらの個人情報をより厳正に取り扱うため、個人情報の保護に関する法律及びその他の規範を厳守し、役員及び従業員等が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、これを実践し、個人情報の適切な保護に努めます。

1.
当社は、全ての事業で取扱う個人情報及び役員並びに従業員の個人情報に関して、個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するため、JIS Q 15001個人情報保護マネジメントシステム要求事項に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用します。
2.
当社は、事業遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用、及び提供を行います。取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
3.
当社は、前項の措置により取得した個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
4.
当社は、個人情報への不正連絡又は接触、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏洩等のリスクに対して、合理的な安全対策及び是正措置を講じます。
5.
当社は、本人からの当該個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等の要請及び苦情や相談に対して遅滞なく対応します。
6.
当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に見直し改善します。

制定：2022年10月1日
最終改訂：　　　－
株式会社コムズ
代表取締役　飛島哲也

【個人情報保護方針についてのお問い合わせ先】: 株式会社コムズ　個人情報相談窓口
電話：011-640-7070 平日9時～17時(年末年始等の当社休業日を除く)
MAIL：com.s@comscoltd.com 24時間(翌営業日対応)

個人情報の取扱い

(1)

事業者の住所、名称、代表者氏名
北海道札幌市西区山の手5条1丁目1-23
株式会社コムズ
代表取締役　飛島哲也
(2)

個人情報保護管理者
総務経理部　次長（com.s@comscoltd.com）

(3)

個人情報の利用目的
当社は以下の利用目的のために個人情報を取り扱います。

① 物件管理事業

個人情報の取得元	取り扱う個人情報	利用目的
管理物件オーナー様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、生年月日、物件情報、勤務先、口座情報	・物件管理サービスに関わるご提案のため・契約手続き及び顧客管理、振込管理、各種お問い合わせへの対応のため
入居者物件契約者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、生年月日、車両情報、勤務先、緊急連絡先、口座情報	・物件管理サービスに関わるご提案のため・契約手続き及び請求、入金管理、各種お問い合わせへの対応のため・物件オーナー様への契約情報のご提供のため
お取引先担当者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、口座情報	・要望されるサービスのご提案のため・業務依頼、受託時の対応のため
WEBサービスからのお問い合わせ者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス	・ご意見、ご質問に対する回答、対応のため
一般財団法人民事法務協会	登記情報	・物件管理サービスに関わるご提案のため
管理物件設置防犯カメラ	玄関・共用部カメラ画像	・防犯カメラ設置管理物件の記録サービスのため

② 物件売買事業

個人情報の取得元	取り扱う個人情報	利用目的
物件売買者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、生年月日、物件情報、勤務先、口座情報	・契約手続き、代金請求・契約手続き及び売買後のアフターサービスなどお問い合わせへの対応のため
お取引先担当者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、口座情報	・要望されるサービスのご提案のため・業務依頼、受託時の対応のため
WEBサービスからのお問い合わせ者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス	・ご意見、ご質問に対する回答、対応のため
一般財団法人民事法務協会	登記情報	・物件売買サービスに関わるご提案のため
他社ECサイト経由のお問い合わせ者様	氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス	・ご意見、ご質問に対する回答、対応のため

③ 建設事業

個人情報の取得元	取り扱う個人情報	利用目的
お取引先担当者様	氏名、住所、電話番号FAX番号、メールアドレス、各種免許情報、口座情報	・要望されるサービスのご提案のため・業務依頼、受託時の対応のため・労災互助会申請のため

④ 採用応募者および従業者管理業務業

個人情報の取得元	取り扱う個人情報	利用目的
採用応募者様	氏名、住所、電話番号FAX番号、顔写真、メールアドレス、生年月日、職務経歴	・採否判断のため・採用手続きや採否等のご連絡のため
従業員	氏名、住所、電話番号FAX番号、メールアドレス、生年月日、車両情報、家族情報、各種免許情報、口座情報	・人事、総務、各種業務管理のため・業務上の連絡および緊急事態が発生した際の連絡・対応のため
退職者	氏名、住所、電話番号FAX番号、メールアドレス、生年月日、家族情報、口座情報	・退職に伴う書類作成及び人事管理業務のため・退職後の連絡のため

保有個人データ又は第三者提供記録に関する公表事項

(A)

事業者の住所、名称、代表者氏名
北海道札幌市西区山の手5条1丁目1-23
株式会社コムズ
代表取締役　飛島哲也
(B)

個人情報保護管理者
総務経理部　次長（com.s@comscoltd.com）

(C)

全ての保有個人データの利用目的

保有個人データ	利用目的
物件管理事業における弊社管理物件オーナー様の個人情報	・物件管理サービスに関わる提案のため・契約手続き及び顧客管理、振込管理、各種お問い合わせへの対応のため
物件管理事業における弊社管理物件契約者様の個人情報	・物件管理サービスに関わる提案のため・契約手続き及び請求、入金管理、各種お問い合わせへの対応のため・物件オーナー様への契約　情報のご提供のため
物件売買事業における物件売買者様の個人情報	・契約手続き、代金請求・契約手続き及び売買後のアフターサービスなどお問い合わせへの対応のため
物件管理事業、物件売買事業、建設事業における　お取引先担当者様の個人情報	・要望されるサービスのご提案のため・業務依頼、受託時の対応のため・労災互助会申請のため
各WEBサービスからのお問い合わせ者様の個人情報	・ご意見、ご質問に対する回答、対応のため・要望されるご相談への対応のため
物件管理事業、物件売買事業における一般財団法人民事法務協会より取得した登記情報	・物件管理サービスに関わるご提案のため
物件管理事業における管理物件設置防犯カメラからの個人情報	・防犯カメラ設置管理物件の記録サービスのため
物件売買事業における他社ECサイト経由のお問い合わせ者様	・ご意見、ご質問に対する回答、対応のため
採用活動における採用応募者様の個人情報	・採否判断のため・採用手続きや採否等のご連絡のため
従業員管理における従業員の個人情報	・人事、総務、各種業務管理のため・業務上の連絡および緊急事態が発生した際の連絡・対応のため
従業員管理における退職者の個人情報	・退職に伴う書類作成及び人事管理業務のため・退職後の連絡のため

(D)

保有個人データの安全管理のために講じた措置
1. ① 個人情報保護方針の策定
  当社は、個人情報保護法及び関連法規制を遵守し、個人情報を適正に取扱うことについて「個人情報保護方針」を策定し、公表します。
2. ② 保有個人データの取扱いに係る規律の整備
  「個人情報保護方針」に基づき、個人情報の取扱いに係る基本事項を定めた「個人情報保護マニュアル」を最上位文書とした規定を策定し、個人データの安全管理のために講じるべき必要かつ適切な措置について定めます。
3. ③ 組織的安全管理措置
  個人情報保護管理者を任命するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確にし、個人情報保護法、関連法規制及び当社規定への違反又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備します。また、個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を行うとともに、内部監査を実施します。
4. ④ 人的安全管理措置
  個人データの取扱いに関して、従業者に定期的な研修を実施します。また、個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込むとともに、従業者へは入社時に秘密保持に関する誓約書の提出を義務としています。
5. ⑤ 物理的安全管理措置
  個人データ取扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止します。また、個人データを取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じます。
6. ⑥ 技術的安全管理措置
  アクセス制御を実施し、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定します。また、個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセスや不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。
7. ⑦ 外的環境の把握
  個人データを外国にある第三者に提供する場合には、個人データを保管している国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施します。
  ※当社は外国において、個人データを取り扱うことはありません。
8. ⑧ 保有個人データにおける完全管理措置に関するお問合せ
  次の(E)項に示す当社窓口にて受け付けます。
(E)

保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出及び開示等に関する問合せの窓口
当社は、保有個人データの取扱いに関する苦情及び利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示(以下、開示等という)に関するご要請があれば、ご本人の確認をさせていただいた上で、速やかに対応します。また当社の個人情報の取扱いに関するご質問、ご相談にも対応いたします。ただし、削除については、法的な保管義務に抵触する場合にはご希望に添えない場合があります。
当社の個人情報に関するお問合せは、以下の窓口で承ります。お問合せの内容により必要な書類提出や質問へのご回答をお願いすることがあります。

【当社窓口】
担当　：個人情報相談窓口
電話　：011-640-7070　(受付時間：平日9時～17時)
メールアドレス：com.s@comscoltd.com(受付時間：24時間・翌営業日対応)
【お手続き】
1. ①開示等のお申し出
  開示等のご要望がありましたら、ご本人またはその代理人から当社窓口へ、そのお申し出を行っていただきます。お申し出の内容によっては、ご本人またはその代理人のご本人確認の書類の提出、当社規定の申請書により行っていただく場合がございます。
2. ② お申し出内容の確認
  お申し出の内容について、調査及び検討し、その回答の可否及び内容を当社規定に基づきお手続きいたします。
3. ③お申し出への回答
  書面またはお電話等によりお申し出への回答をいたします。お電話による回答は、事前にご本人にご了承いただいた上で行います。
(F)

認定個人情報保護団体の名称及び苦情解決の申し出先
一般財団法人　日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内
TEL:03-5860-7565　0120-700-779

以上